קבלת חתימה על מסמך מפתח

איתור הגרסה הסופית של התעודה, ההצהרה או ההסכם הדורש חתימה, ואישור שזו הגרסה שכולם באמת הסכימו לה, לא טיוטה קודמת.

למה: חתימה על הגרסה הלא נכונה גרועה מאי-חתימה בכלל - היא נראית סופית בעוד שאינה כזו. אישור המסמך המדויק מראש הוא הבסיס לכל שאר תהליך החתימה.

פתיחת פגישת חתימה על המסמך, הוספת כל צד שצריך לחתום בסדר הנכון, ושליחתה.

למה: מרדף אחר חתימות בדוא"ל מאבד מעקב אחר מי כבר חתם ומי עדיין דוחה. פגישה עם רשימת חותמים קבועה היא מה שמאפשר לראות את הפער במבט אחד.

מעקב אחר כל חותם בזמן שהוא חותם, מעקב אחרי אלה שעדיין ממתינים, והפגישה מתעדת את הזמן והזהות שמאחורי כל חתימה.

למה: חתימה ללא חותמת זמן או זהות מאחוריה קלה לערער עליה בהמשך. תיעוד שניהם כחלק מהפגישה הוא מה שהופך את החתימה לבעלת ערך ראייתי אמיתי.

לאחר שכל חותם חתם, הורדת המניפסט המקשר את המסמך לחתימותיו ותיוקו ברשומת הפרויקט.

למה: המניפסט הוא הפריט ששורד את הפגישה עצמה - זה מה שמוסרים ללקוח, למבקר או לבית משפט שנים לאחר מכן. תיוקו כעת קל יותר מניסיון לשחזר את השרשרת בדיעבד.