Получаване на подпис за ключов документ

Намерете последната версия на сертификата, декларацията или споразумението, което се нуждае от подписване, и потвърдете, че това е версията, която всички действително са одобрили, а не по-ранна чернова.

Защо: Подпис върху грешна версия е по-лош от липсата на подпис, изглежда окончателен, докато не е. Потвърждаването на точния документ първо е това, от което зависи останалото подписване.

Стартирайте сесия за подписване на документа, добавете всички страни, които трябва да подпишат, в правилния ред, и го изпратете.

Защо: Преследването на подписи по имейл води до загуба на следата кой всъщност е подписал и кой все още се бави. Сесия с фиксиран списък на подписващите ви позволява да видите разликата с един поглед.

Проследявайте всеки подписващ, докато подписва, преследвайте все още неподписалите и позволете на сесията да запише времето и самоличността зад всеки подпис.

Защо: Подпис без времеви печат или самоличност е лесен за оспорване по-късно. Записването и на двете като част от сесията прави подписването действително доказателство.

След като всеки подписващ подпише, изтеглете манифеста, който свързва документа с подписите му, и го архивирайте в записите на проекта.

Защо: Манифестът е частта, която надживява сесията, той е това, което подавате на клиент, одитор или съд години по-късно. Архивирането му сега е по-лесно, отколкото опитът за възстановяване на следата след факта.