Lấy một tài liệu quan trọng đã được phê duyệt

Tìm phiên bản cuối cùng của chứng chỉ, tuyên bố hoặc thỏa thuận cần ký, và xác nhận đó là phiên bản mà mọi người thực sự đã đồng ý, không phải là bản nháp trước đó.

Tại sao: Chữ ký trên phiên bản sai còn tệ hơn không có chữ ký, nó trông có vẻ cuối cùng trong khi không phải. Việc xác nhận chính xác tài liệu trước tiên là điều mà phần còn lại của việc phê duyệt phụ thuộc vào.

Bắt đầu một phiên ký trên tài liệu, thêm mọi bên cần ký theo đúng thứ tự và gửi đi.

Tại sao: Việc truy đuổi chữ ký qua email làm mất dấu ai đã thực sự ký và ai vẫn đang trì hoãn. Một phiên với danh sách người ký cố định cho phép bạn nhìn thấy khoảng trống trong nháy mắt.

Theo dõi từng người ký khi họ ký, theo dõi những người còn lại và cho phép phiên ghi lại thời gian và danh tính đằng sau mỗi chữ ký.

Tại sao: Một chữ ký không có dấu thời gian hoặc danh tính đằng sau nó rất dễ bị tranh chấp sau này. Việc ghi lại cả hai như một phần của phiên là điều làm cho việc ký xác nhận thực sự có bằng chứng.

Sau khi mọi người ký đã ký, hãy tải xuống bản khai ràng buộc tài liệu với chữ ký của nó và lưu trữ nó với hồ sơ dự án.

Tại sao: Bản khai là thứ tồn tại lâu hơn phiên, đó là thứ bạn giao cho khách hàng, kiểm toán viên hoặc tòa án nhiều năm sau đó. Lưu trữ nó bây giờ dễ dàng hơn là cố gắng tái tạo lại dấu vết sau khi sự việc đã xảy ra.