Få et nøkkeldokument signert

Finn den endelige versjonen av sertifikatet, erklæringen eller avtalen som trenger signering, og bekreft at det er den alle faktisk har blitt enige om, ikke et tidligere utkast.

Hvorfor: En signatur på feil versjon er verre enn ingen signatur i det hele tatt, den ser endelig ut mens den ikke er det. Å bekrefte det nøyaktige dokumentet først er det resten av signeringen avhenger av.

Start en signeringsøkt på dokumentet, legg til alle parter som må signere i riktig rekkefølge, og send det ut.

Hvorfor: Å jage signaturer via e-post gjør det umulig å holde oversikt over hvem som faktisk har signert og hvem som fortsatt sitter på det. En økt med en fast signaturliste lar deg se gapet med et øyekast.

Følg med på hver signaturbruker mens de signerer, følg opp de som fortsatt mangler, og la økten fange opp tidspunktet og identiteten bak hver signatur.

Hvorfor: En signatur uten tidsstempel eller identitet bak seg er lett å bestride senere. Å fange opp begge som en del av økten er det som gjør signeringen faktisk beviselig.

Når alle signaturbrukere har signert, last ned erklæringen som binder dokumentet til signaturene og arkiver den i prosjektjournalen.

Hvorfor: Erklæringen er dokumentet som overlever økten, det er det du leverer til en kunde, en revisor eller en domstol år senere. Å arkivere den nå er enklere enn å prøve å rekonstruere sporet i ettertid.