Obtener la aprobación de un documento clave

Encuentre la versión final del certificado, declaración o acuerdo que necesita ser firmada, y confirme que es la que todos han acordado realmente, no un borrador anterior.

Por que: Una firma en la versión incorrecta es peor que ninguna firma, parece definitiva cuando no lo es. Confirmar el documento exacto primero es de lo que depende el resto de la aprobación.

Iniciar una sesión de firma en el documento, añadir a todas las partes que necesiten firmar en el orden correcto y enviarlo.

Por que: Perseguir las firmas por correo electrónico hace perder la pista de quién ha firmado realmente y quién todavía no lo ha hecho. Una sesión con una lista de firmantes fija es lo que permite ver la brecha de un vistazo.

Seguir a cada firmante a medida que firma, hacer seguimiento de los que aún están pendientes y permitir que la sesión capture la hora y la identidad de cada firma.

Por que: Una firma sin marca de tiempo ni identidad es fácil de impugnar más tarde. Capturar ambos como parte de la sesión es lo que hace que la aprobación sea realmente probatoria.

Una vez que todos los firmantes hayan firmado, descargue el manifiesto que vincula el documento a sus firmas y archívelo con el registro del proyecto.

Por que: El manifiesto es la pieza que sobrevive a la sesión, es lo que se entrega a un cliente, a un auditor o a un tribunal años después. Archívalo ahora es más fácil que intentar reconstruir el rastro después del hecho.