Daj ključni dokument na odobrenje

Pronađi konačnu verziju potvrde, izjave ili sporazuma koji treba potpisati, te potvrdi da je to ona koju su svi zapravo dogovorili, a ne raniji nacrt.

Zašto: Potpis na pogrešnoj verziji gori je od nikakvog potpisa, izgleda konačno, a nije. Potvrda točnog dokumenta prvo je ono na čemu se temelji ostatak odobrenja.

Započnite sesiju potpisivanja na dokumentu, dodajte sve stranke koje trebaju potpisati redoslijedom i pošaljite ga.

Zašto: Praćenje potpisa putem e-pošte gubi trag o tome tko je zapravo potpisao, a tko još uvijek čeka. Sesija s fiksiranim popisom potpisnika omogućuje vam da na prvi pogled vidite razliku.

Pratite svakog potpisnika dok potpisuje, pratite one koji još čekaju i dopustite sesiji da zabilježi vrijeme i identitet iza svakog potpisa.

Zašto: Potpis bez vremenske oznake ili identiteta lako se može osporiti kasnije. Zabilježavanje oboje kao dio sesije ono je što potpis čini doista dokazivim.

Nakon što svi potpisnici potpišu, preuzmite manifest koji povezuje dokument s potpisima i pohranite ga u projektni zapis.

Zašto: Manifest je dio koji nadživljava sesiju, to je ono što predajete klijentu, revizoru ili sudu godinama kasnije. Pohranjivanje sada lakše je nego pokušaj rekonstrukcije traga nakon činjenice.