Laat een sleuteldocument ondertekenen

Zoek de definitieve versie van het certificaat, de verklaring of de overeenkomst die ondertekend moet worden, en bevestig dat dit degene is waarover iedereen daadwerkelijk is overeengekomen, niet een eerdere versie.

Waarom: Een handtekening op de verkeerde versie is erger dan geen handtekening, het lijkt definitief terwijl het dat niet is. Het eerst bevestigen van het exacte document is waar de rest van de ondertekening van afhangt.

Start een ondertekeningssessie voor het document, voeg alle partijen toe die moeten tekenen in de juiste volgorde, en stuur het uit.

Waarom: Handtekeningen najagen via e-mail zorgt ervoor dat je niet meer weet wie er daadwerkelijk heeft getekend en wie er nog op wacht. Een sessie met een vaste lijst van ondertekenaars laat je de kloof in één oogopslag zien.

Volg elke ondertekenaar terwijl deze tekent, volg de nog openstaande op, en laat de sessie de tijd en identiteit vastleggen achter elke handtekening.

Waarom: Een handtekening zonder tijdstempel of identiteit is later gemakkelijk te betwisten. Het vastleggen van beide als onderdeel van de sessie is wat de goedkeuring daadwerkelijk bewijskrachtig maakt.

Zodra elke ondertekenaar heeft getekend, download het manifest dat het document bindt aan zijn handtekeningen en archiveer het bij het projectdossier.

Waarom: Het manifest is het stuk dat de sessie overleeft, het is wat je jaren later aan een klant, een auditor of een rechtbank overhandigt. Het nu archiveren is gemakkelijker dan te proberen het spoor te reconstrueren na afloop.