รับเอกสารสำคัญลงนาม

ค้นหาเวอร์ชันสุดท้ายของใบรับรอง, คำแถลง หรือข้อตกลงที่ต้องการการลงนาม, และยืนยันว่าเป็นเวอร์ชันที่ทุกคนได้ตกลงกันจริง ๆ, ไม่ใช่ฉบับร่างก่อนหน้า

เหตุผล: การลงนามในเวอร์ชันที่ไม่ถูกต้องนั้นแย่กว่าไม่มีการลงนามเลย, มันดูเหมือนเสร็จสมบูรณ์ทั้งที่ยังไม่เสร็จ การยืนยันเอกสารที่ถูกต้องก่อนคือสิ่งที่การลงนามส่วนที่เหลือขึ้นอยู่กับ

เริ่มเซสชันการลงนามในเอกสาร เพิ่มผู้ที่ต้องลงนามทุกคนตามลำดับที่ถูกต้อง และส่งออกไป

เหตุผล: การไล่ตามลายเซ็นทางอีเมลทำให้ไม่สามารถติดตามได้ว่าใครได้ลงนามแล้วและใครยังคงค้างอยู่ เซสชันที่มีรายการผู้ลงนามที่กำหนดไว้ล่วงหน้าคือสิ่งที่ช่วยให้คุณเห็นช่องว่างได้อย่างรวดเร็ว

ติดตามผู้ลงนามแต่ละคนขณะที่พวกเขาลงนาม ติดตามผู้ที่ยังค้างอยู่ และให้เซสชันบันทึกเวลาและตัวตนที่อยู่เบื้องหลังลายเซ็นแต่ละรายการ

เหตุผล: ลายเซ็นที่ไม่มีการประทับเวลาหรือตัวตนอยู่เบื้องหลังนั้นง่ายต่อการโต้แย้งในภายหลัง การบันทึกทั้งสองอย่างเป็นส่วนหนึ่งของเซสชันคือสิ่งที่ทำให้การลงนามมีหลักฐาน

เมื่อผู้ลงนามทุกคนลงนามแล้ว ให้ดาวน์โหลดใบรับรองที่ผูกเอกสารกับลายเซ็นและจัดเก็บไว้ในบันทึกโครงการ

เหตุผล: ใบรับรองคือสิ่งที่อยู่ได้นานกว่าเซสชัน เป็นสิ่งที่คุณมอบให้กับลูกค้า ผู้ตรวจสอบบัญชี หรือศาลในอีกหลายปีต่อมา การจัดเก็บไว้ตอนนี้ง่ายกว่าการพยายามสร้างเส้นทางย้อนหลังหลังจากเหตุการณ์เกิดขึ้น