Λήψη υπογραφής σε βασικό έγγραφο

Βρείτε την τελική έκδοση του πιστοποιητικού, της δήλωσης ή της συμφωνίας που χρειάζεται υπογραφή, και επιβεβαιώστε ότι είναι αυτή που έχει πράγματι συμφωνηθεί από όλους, όχι κάποιο παλαιότερο πρόχειρο.

Γιατί: Μια υπογραφή στη λάθος έκδοση είναι χειρότερη από καθόλου υπογραφή, φαίνεται τελική ενώ δεν είναι. Η επιβεβαίωση του ακριβούς εγγράφου πρώτα είναι αυτό από το οποίο εξαρτάται η υπόλοιπη υπογραφή.

Ξεκινήστε μια συνεδρία υπογραφής στο έγγραφο, προσθέστε κάθε μέρος που χρειάζεται να υπογράψει με τη σωστή σειρά, και στείλτε την.

Γιατί: Η καταδίωξη υπογραφών μέσω email χάνει το ίχνος του ποιος έχει πράγματι υπογράψει και ποιος ακόμα καθυστερεί. Μια συνεδρία με σταθερή λίστα υπογραφόντων είναι αυτό που σας επιτρέπει να δείτε το κενό με μια ματιά.

Παρακολουθήστε κάθε υπογράφοντα καθώς υπογράφει, υπενθυμίστε σε όσους εκκρεμούν ακόμα, και αφήστε τη συνεδρία να καταγράψει τον χρόνο και την ταυτότητα πίσω από κάθε υπογραφή.

Γιατί: Μια υπογραφή χωρίς χρονοσήμανση ή ταυτότητα πίσω της αμφισβητείται εύκολα αργότερα. Η καταγραφή και των δύο ως μέρος της συνεδρίας είναι αυτό που κάνει την υπογραφή πραγματικά αποδεικτική.

Αφού υπογράψει κάθε υπογράφων, κατεβάστε το μανιφέστο που δεσμεύει το έγγραφο με τις υπογραφές του και αρχειοθετήστε το στο αρχείο του έργου.

Γιατί: Το μανιφέστο είναι το κομμάτι που επιβιώνει της συνεδρίας, είναι αυτό που παραδίδετε σε πελάτη, ελεγκτή ή δικαστήριο χρόνια αργότερα. Η αρχειοθέτησή του τώρα είναι ευκολότερη από την ανασύνθεση του ίχνους εκ των υστέρων.