Hanki avainasiakirja allekirjoitettuna

Etsi lopullinen versio todistuksesta, lausunnosta tai sopimuksesta, joka vaatii allekirjoitusta, ja vahvista, että se on se, johon kaikki ovat todella sopineet, ei aikaisempi luonnos.

Miksi: Allekirjoitus väärässä versiossa on pahempi kuin ei allekirjoitusta lainkaan, se näyttää lopulliselta, vaikka se ei ole. Tarkka asiakirjan vahvistaminen ensin on se, johon muu allekirjoitusprosessi perustuu.

Aloita allekirjoitusistunto asiakirjassa, lisää kaikki allekirjoittavat osapuolet oikeassa järjestyksessä ja lähetä se eteenpäin.

Miksi: Allekirjoitusten jahtaaminen sähköpostitse menettää jäljen siitä, kuka on todella allekirjoittanut ja kuka vielä odottaa. Istunto kiinteällä allekirjoittajalistalla antaa sinun nähdä aukon yhdellä silmäyksellä.

Seuraa jokaista allekirjoittajaa heidän allekirjoittaessaan, ota yhteyttä vielä puuttuviin ja anna istunnon tallentaa aika ja henkilöllisyys jokaisen allekirjoituksen takana.

Miksi: Allekirjoitus ilman aikaleimaa tai henkilöllisyyttä on helppo kiistää myöhemmin. Molempien tallentaminen osana istuntoa tekee allekirjoituksesta todella todistusvoimaisen.

Kun jokainen allekirjoittaja on allekirjoittanut, lataa manifesti, joka sitoo asiakirjan allekirjoituksiinsa, ja arkistoi se projektin asiakirjoihin.

Miksi: Manifesti on se osa, joka elää istunnon jälkeen, se on se, jonka annat asiakkaalle, tilintarkastajalle tai oikeudelle vuosia myöhemmin. Sen arkistointi nyt on helpompaa kuin yrittää rekonstruoida polku jälkikäteen.