Få et nøgledokument godkendt

Find den endelige version af certifikatet, erklæringen eller aftalen, der skal underskrives, og bekræft, at det er den, alle rent faktisk har accepteret, ikke et tidligere udkast.

Hvorfor: En underskrift på den forkerte version er værre end ingen underskrift overhovedet, den ser endelig ud, mens den ikke er det. At bekræfte det præcise dokument først er det, som resten af godkendelsen afhænger af.

Start en underskrivningssession på dokumentet, tilføj alle parter, der skal underskrive i den rigtige rækkefølge, og send det ud.

Hvorfor: At jagte underskrifter via e-mail mister overblikket over, hvem der rent faktisk har underskrevet, og hvem der stadig sidder på det. En session med en fast underskriverliste er det, der lader dig se hullet med et øjekast.

Følg hver underskriver, efterhånden som de underskriver, følg op på dem, der stadig mangler, og lad sessionen registrere tidspunktet og identiteten bag hver underskrift.

Hvorfor: En underskrift uden tidsstempel eller identitet bag sig er let at anfægte senere. At registrere begge som en del af sessionen er det, der gør godkendelsen reelt beviselig.

Når alle underskrivere har underskrevet, download erklæringen, der binder dokumentet til dets underskrifter, og arkiver den i projektjournalen.

Hvorfor: Erklæringen er den del, der overlever sessionen, det er den, du giver til en kunde, en revisor eller en domstol år senere. At arkivere den nu er lettere end at forsøge at rekonstruere sporet bagefter.