Ottieni la firma su un documento chiave

Trova la versione finale del certificato, dichiarazione o accordo che necessita di firma, e conferma che sia quella su cui tutti hanno effettivamente concordato, non una bozza precedente.

Perché: Una firma sulla versione sbagliata è peggio di nessuna firma, sembra definitiva mentre non lo è. Confermare prima il documento esatto è ciò su cui si basa il resto della firma.

Avvia una sessione di firma sul documento, aggiungi tutte le parti che devono firmare nell'ordine corretto e inviala.

Perché: Inseguire le firme via email fa perdere traccia di chi ha effettivamente firmato e di chi è ancora in attesa. Una sessione con un elenco fisso di firmatari consente di vedere subito le lacune.

Tieni traccia di ogni firmatario mentre firma, segui quelli ancora in sospeso e lascia che la sessione catturi il tempo e l'identità dietro ogni firma.

Perché: Una firma senza marca temporale o identità è facile da contestare in seguito. Catturare entrambi come parte della sessione è ciò che rende la firma effettivamente probatoria.

Una volta che ogni firmatario ha firmato, scarica il registro che lega il documento alle sue firme e archivialo con il record del progetto.

Perché: Il registro è il pezzo che sopravvive alla sessione, è ciò che consegni a un cliente, a un revisore o a un tribunale anni dopo. Archiviarlo ora è più facile che cercare di ricostruire il percorso dopo i fatti.