Nechat podepsat klíčový dokument

Najděte konečnou verzi certifikátu, prohlášení nebo dohody, která potřebuje podpis, a potvrďte, že je to ta, na které se všichni skutečně dohodli, nikoli dřívější návrh.

Proč: Podpis na nesprávné verzi je horší než žádný podpis, vypadá konečně, i když není. Potvrzení přesného dokumentu jako prvního je to, na čem závisí zbytek podpisu.

Spusťte relaci podepisování dokumentu, přidejte všechny strany, které potřebují podepsat, ve správném pořadí, a odešlete ji.

Proč: Nahánění podpisů přes e-mail ztrácí přehled o tom, kdo skutečně podepsal a kdo na něj stále čeká. Relace s pevným seznamem signatářů vám umožní na první pohled vidět mezeru.

Sledujte každého signatáře, jak podepisuje, sledujte ty, kteří ještě čekají, a nechte relaci zachytit čas a identitu každého podpisu.

Proč: Podpis bez časového razítka nebo identity je později snadno napadnutelný. Zachycení obojího jako součásti relace je to, co činí podpis skutečně důkazním.

Jakmile všichni signatáři podepíší, stáhněte manifest, který váže dokument k jeho podpisům, a uložte jej do projektové dokumentace.

Proč: Manifest je kus, který přežije relaci, je to to, co předáte klientovi, auditorovi nebo soudu o roky později. Jeho uložení nyní je snazší než pokus o rekonstrukci cesty po skutečnosti.