ایک اہم دستاویز پر دستخط کروائیں

سرٹیفکیٹ، بیان یا معاہدے کا آخری ورژن ڈھونڈیں جسے دستخط درکار ہیں، اور تصدیق کریں کہ یہ وہی ہے جس پر سب نے واقعی اتفاق کیا ہے، کوئی پہلا مسودہ نہیں۔

کیوں: غلط ورژن پر دستخط بغیر دستخط سے بھی بدتر ہے، یہ حتمی لگتا ہے حالانکہ نہیں ہے۔ پہلے صحیح دستاویز کی تصدیق کرنا ہی باقی sign-off کا انحصار ہے۔

دستاویز پر ایک دستخط سیشن شروع کریں، ہر فریق کو صحیح ترتیب میں شامل کریں جسے دستخط کرنے ہیں، اور اسے بھیج دیں۔

کیوں: ای میل پر دستخطوں کا پیچھا کرنا اس بات کا ٹریک کھو دیتا ہے کہ کس نے واقعی دستخط کیے اور کون ابھی بیٹھا ہے۔ ایک مقررہ دستخط کنندگان فہرست والا سیشن ہی آپ کو ایک نظر میں خلا دیکھنے دیتا ہے۔

ہر دستخط کنندہ کو دستخط کرتے وقت ٹریک کریں، ابھی باقی رہ جانے والوں کی پیروی کریں، اور سیشن کو ہر دستخط کے پیچھے وقت اور شناخت کیپچر کرنے دیں۔

کیوں: ایک دستخط جس کے پیچھے کوئی timestamp یا شناخت نہ ہو بعد میں متنازع بنانا آسان ہے۔ سیشن کے حصے کے طور پر دونوں کیپچر کرنا ہی sign-off کو واقعی evidential بناتا ہے۔

ہر دستخط کنندہ کے دستخط کرنے کے بعد، وہ manifest ڈاؤن لوڈ کریں جو دستاویز کو اس کے دستخطوں سے باندھتا ہے اور اسے پروجیکٹ ریکارڈ کے ساتھ فائل کریں۔

کیوں: Manifest وہ چیز ہے جو سیشن سے زیادہ عرصے تک قائم رہتی ہے، یہ وہی ہے جو آپ برسوں بعد کسی کلائنٹ، آڈیٹر یا عدالت کے حوالے کرتے ہیں۔ اسے ابھی فائل کرنا بعد میں trail کو دوبارہ بنانے کی کوشش سے آسان ہے۔