Obter a assinatura de um documento chave

Encontre a versão final do certificado, declaração ou acordo que necessita de assinatura e confirme que é a que todos concordaram, não uma versão anterior.

Por quê: Uma assinatura na versão errada é pior do que nenhuma assinatura, parece final enquanto não é. Confirmar o documento exato primeiro é o que o resto da assinatura depende.

Iniciar uma sessão de assinatura no documento, adicionar todas as partes que precisam assinar na ordem correta e enviá-lo.

Por quê: Perseguir assinaturas por e-mail perde o controlo de quem realmente assinou e quem ainda está a adiar. Uma sessão com uma lista de signatários fixa é o que permite ver a lacuna num relance.

Acompanhar cada signatário à medida que assina, fazer o seguimento dos que ainda estão pendentes e deixar que a sessão capture o tempo e a identidade por trás de cada assinatura.

Por quê: Uma assinatura sem data e hora ou identidade por trás é fácil de contestar mais tarde. Capturar ambos como parte da sessão é o que torna a aprovação realmente probatória.

Depois de todos os signatários terem assinado, descarregar o manifesto que vincula o documento às suas assinaturas e arquivá-lo no registo do projeto.

Por quê: O manifesto é a peça que sobrevive à sessão, é o que entrega a um cliente, auditor ou tribunal anos mais tarde. Arquivá-lo agora é mais fácil do que tentar reconstruir o rasto depois do facto.