Ein wichtiges Dokument zur Genehmigung erhalten

Finden Sie die endgültige Version des Zertifikats, der Erklärung oder der Vereinbarung, die unterzeichnet werden muss, und bestätigen Sie, dass es sich um diejenige handelt, der alle zugestimmt haben, und nicht um einen früheren Entwurf.

Warum: Eine Unterschrift auf der falschen Version ist schlimmer als keine Unterschrift, sie wirkt endgültig, obwohl sie es nicht ist. Die Bestätigung des genauen Dokuments zuerst ist die Grundlage für den Rest der Genehmigung.

Starten Sie eine Signiersitzung für das Dokument, fügen Sie alle Parteien hinzu, die in der richtigen Reihenfolge unterzeichnen müssen, und senden Sie es ab.

Warum: Das Verfolgen von Unterschriften per E-Mail führt dazu, dass der Überblick verloren geht, wer tatsächlich unterschrieben hat und wer noch darauf sitzt. Eine Sitzung mit einer festen Unterzeichnerliste ermöglicht es Ihnen, die Lücke auf einen Blick zu erkennen.

Verfolgen Sie jeden Unterzeichner bei der Unterzeichnung, holen Sie die noch ausstehenden nach und lassen Sie die Sitzung die Zeit und Identität hinter jeder Unterschrift erfassen.

Warum: Eine Unterschrift ohne Zeitstempel oder Identität ist später leicht anzufechten. Beides als Teil der Sitzung zu erfassen, macht die Abzeichnung tatsächlich beweiskräftig.

Sobald jeder Unterzeichner unterschrieben hat, laden Sie das Manifest herunter, das das Dokument an seine Unterschriften bindet, und legen Sie es in der Projektakte ab.

Warum: Das Manifest ist das Stück, das die Sitzung überdauert, es ist das, was Sie einem Kunden, einem Prüfer oder einem Gericht Jahre später vorlegen. Es jetzt abzulegen ist einfacher, als zu versuchen, die Spur nachträglich zu rekonstruieren.